Аннотация.
В условиях высокой неопределенности, присущей работе проектных команд, открытая коммуникация играет ключевую роль в решении сложных задач. Она способствует созданию среды, где члены команды могут свободно обмениваться идеями, преодолевать неопределенность и разрабатывать творческие подходы. Такой способ взаимодействия не только повышает адаптивность к изменениям, но и укрепляет доверие между участниками, что, в свою очередь, улучшает общую эффективность командной работы.
Введение
В современном управлении проектами команды все чаще сталкиваются с высокой степенью неопределенности и сложными задачами, требующими инновационных решений. Открытая коммуникация становится ключевым фактором, позволяющим эффективно преодолевать эти вызовы. Несмотря на признание ее важности в стандартах компетентности, таких как ICB4 от IPMA [1], понятие открытой коммуникации остается недостаточно четко определенным. Настоящая статья стремится заполнить этот пробел, предлагая ясное определение открытой коммуникации, исследуя ее влияние на динамику проектной команды и анализируя результаты ее применения при решении творческих задач. Также рассматриваются препятствия на пути к открытому взаимодействию и предлагаются практические методы их преодоления.
Открытая коммуникация — это управляемый процесс межличностного взаимодействия, при котором участники осознанно преодолевают коммуникативные барьеры, избегают манипуляций, двойственных посланий и скрытых намерений. Этот подход способствует формированию интерперсонального знания, свободному обмену идеями, устранению страха выражать свои суждения и мнения. В ситуации решения творческих задач открытая коммуникация дополнительно способствует созданию контекстуально-интерактивного знания, адаптированного к специфике решаемой проблемы.
Интерперсональное знание — это знание, возникающее в процессе взаимодействия между людьми, связанное с пониманием, восприятием и адаптацией к поведенческим и эмоциональным особенностям других участников коммуникации. Интерперсональное знание играет ключевую роль в успешной коммуникации и сотрудничестве. Оно способствует укреплению доверия и созданию благоприятной атмосферы для работы, позволяет эффективно разрешать конфликты и минимизировать недоразумения, а также обеспечивает гармоничное взаимодействие, которое объединяет усилия участников для достижения общих целей.
Контекстуально-интерактивное знание — это знание, вырабатываемое в процессе коллективного взаимодействия в ответ на конкретный контекст или ситуацию. Оно сочетает в себе уникальные особенности ситуации и результаты обмена идеями между участниками. Контекстуально-интерактивное знание имеет особую ценность для решения сложных или нестандартных задач, так как оно адаптировано к специфике конкретной проблемы или среды, возникает из синергии разнообразных точек зрения, что способствует более креативным и практичным решениям, а также служит важным инструментом в условиях неопределенности, позволяя командам быстро реагировать на изменения и находить подходящие подходы.
Открытая коммуникация способствует формированию интерперсонального знания, необходимого для укрепления взаимоотношений и взаимопонимания в команде. Она позволяет свободно обмениваться идеями и суждениями, что стимулирует инновации и креативные решения, а также способствует развитию доверия и укреплению командного духа, улучшая общую атмосферу в коллективе. Открытость в общении снижает страх перед выражением мнений, повышая вовлеченность участников, обеспечивает прозрачность и устраняет недопонимания, что минимизирует конфликты и способствует более эффективному взаимодействию. Кроме того, такая коммуникация способствует формированию интерперсонального и контекстуально-интерактивного знаний, объединяющих опыт и взгляды всех участников, и создает основу для накопления организационного знания, которое может быть полезным для реализации будущих проектов и инициатив. Открытая коммуникация становится не только средством для решения текущих задач, но и мощным инструментом, укрепляющим сплоченность команды, формирующим ее специфическую продуктивную культуру и способствующим её долгосрочному успеху.
Открытая коммуникация в проектной команде может сталкиваться с множеством препятствий, которые связаны с индивидуальными, командными, организационными, технологическими и внешними аспектами.
На индивидуальном уровне барьеры часто включают личные особенности, такие как страх осуждения, недостаток уверенности или опасение выглядеть некомпетентным. Также могут влиять культурные различия, которые проявляются в различиях языка, манер общения или восприятия. Эмоциональные состояния, такие как стресс, усталость или конфликтность, могут снижать качество общения. Отсутствие навыков, например неумение ясно выражать мысли или эффективно слушать, также мешает открытому взаимодействию. Дополнительно скрытые мотивы, такие как желание манипулировать, избежать ответственности или конфликта, усугубляют проблемы.
В командной работе препятствием может стать недостаток доверия, когда участники боятся быть неправильно понятыми или подвергнутыми критике. Конфликты между членами команды или группами также затрудняют коммуникацию. Неравномерное распределение власти, при котором доминируют отдельные участники, заставляет других замыкаться в себе. Слабая командная культура, где отсутствуют ценности открытости и взаимного уважения, и соревновательная атмосфера, когда каждый боится раскрывать свои идеи, значительно ограничивают эффективность взаимодействия.
На организационном уровне проблемами становятся отсутствие четко определенных процессов коммуникации, что приводит к хаотичному обмену информацией, а также негативная культура управления, при которой руководитель подавляет инициативу, использует авторитарный стиль или игнорирует мнение команды. Недостаток времени на обсуждение задач, сложная организационная структура с избыточными уровнями управления и закрытость информации, которая формирует атмосферу недоверия, также негативно сказываются на коммуникации.
Технологические ограничения включают использование некачественных инструментов для общения, таких как устаревшие или неудобные платформы, а также перегруженность информацией, затрудняющая выделение ключевых сообщений. Технические проблемы, такие как слабый доступ к коммуникационным платформам или их нестабильная работа, также препятствуют взаимодействию.
Внешние факторы, такие как удаленная работа, затрудняют личное взаимодействие, что снижает возможность для открытого обмена идеями. Дополнительно сложности в работе с внешними заинтересованными сторонами, их ожидания и давление на команду могут ограничивать открытость и инициативность участников.
Все эти факторы, влияя на различные аспекты работы команды, подчеркивают важность создания условий, способствующих открытой и эффективной коммуникации. Для создания таких условий необходимо предпринять несколько шагов, направленных на формирование благоприятной атмосферы для взаимодействия. Важным аспектом является создание культуры доверия, которая поддерживает участие каждого члена команды, уважает их мнения и конструктивную критику. Доверие является основой, позволяющей участникам чувствовать себя безопасно при выражении своих идей и мыслей.
Регулярное обучение членов команды коммуникационным навыкам играет значительную роль. Тренинги по эффективному слушанию, предоставлению обратной связи и управлению конфликтами позволяют участникам лучше понимать друг друга и избегать недоразумений. Обучение также помогает развивать навыки ясного выражения мыслей и повышения эмпатии, что особенно важно в сложных или стрессовых ситуациях.
Ключевым шагом является четкое определение каналов и процессов обмена информацией. Это включает установление стандартов, по которым информация передается, хранится и обсуждается. Такие стандарты помогают устранить хаотичность коммуникации и обеспечивают равный доступ к важным данным для всех участников команды.
Не менее важно устранить барьеры власти в команде. Руководители и лидеры должны создавать условия, при которых каждый участник чувствует себя равноправным и может свободно выражать свое мнение. Это помогает избежать доминирования отдельных членов команды и позволяет раскрыть потенциал всех участников.
Использование качественных инструментов для коммуникации также способствует улучшению взаимодействия. Современные платформы для совместной работы, видеоконференций и управления задачами позволяют упростить обмен информацией, улучшить прозрачность и сделать коммуникацию доступной даже для удаленных команд. Важно не только выбрать подходящие инструменты, но и обеспечить их стабильную работу и обучение сотрудников их использованию.
Руководители команды должны показывать личный пример открытости и поддержки. Их действия и подход к коммуникации служат ориентиром для всей команды. Когда лидеры проявляют открытость, активно слушают и принимают идеи, они создают положительную модель поведения, которая мотивирует участников следовать их примеру.
Признание существующих барьеров и целенаправленная работа над их устранением создают условия для формирования среды, способствующей открытой коммуникации. Такая среда не только облегчает решение текущих задач, но и способствует развитию команды, повышению её эффективности и достижению общих целей.
В условиях неопределенности, характерной для проектной деятельности, ключевую роль в успехе команды играет создание организационных условий, способствующих открытой коммуникации. Одним из перспективных подходов для решения этой задачи является система нормативных принципов, таких как метод ФОКУС. [2] Этот метод предлагает формализовать правила совместной работы, обеспечить объективное рассмотрение проблемных ситуаций, развивать культуру конструктивной обратной связи, управлять конфликтами и согласовывать действия при решении задач. Применение этих принципов не только создает благоприятную среду для взаимодействия, но и способствует укреплению доверия, устранению барьеров в общении и повышению эффективности командной работы. Использование подобных инструментов может существенно улучшить условия для формирования интерперсонального и контекстуально-интерактивного знания, которые необходимы для успешного решения творческих и сложных задач в команде.
Заключение
Открытая коммуникация играет решающую роль в успешной работе проектных команд, особенно при решении творческих и сложных задач в условиях высокой неопределенности. Она способствует формированию интерперсонального и контекстуально-интерактивного знания, укрепляет доверие между участниками и повышает эффективность совместной работы. Преодоление барьеров, препятствующих открытому взаимодействию, требует целенаправленных усилий по созданию культуры доверия, обучению коммуникационным навыкам и внедрению четких процессов коммуникации. Применение методов, таких как метод ФОКУС, позволяет формализовать правила взаимодействия и существенно улучшить условия для открытой коммуникации. Таким образом, развитие и поддержание открытой коммуникации становится не только средством решения текущих задач, но и стратегическим инструментом для достижения долгосрочного успеха команды и организации в целом.
Источники:
- Требования IPM к компетентности профессионалов в управлении проектами, программами, портфелями. 4-я версия, СОВНЕТ, 2019.
- Максин Д. Г., Храпков И. Б. Система нормативных принципов функционирования самоорганизующихся проектных команд. Фотинские чтения (весеннее собрание), 2021.