Система управления проектной деятельностью помогает организации упорядочить работу с проектами: определить роли, процессы, правила принятия решений, документы, отчётность, проектные комитеты, инструменты планирования и контроля.

Такая система может называться по-разному: СУПД, КСУП, корпоративная система управления проектами, система проектного управления. В любом случае её задача – сделать проектную деятельность более понятной, управляемой и результативной.

Но на практике одного формального описания системы часто оказывается недостаточно.

Регламенты могут быть утверждены, роли назначены, шаблоны разработаны, информационная система внедрена. При этом проекты всё равно могут буксовать: решения принимаются поздно, ответственность остаётся размытой, риски замалчиваются, подразделения действуют несогласованно, а руководитель проекта оказывается в положении человека, который отвечает за результат, но не всегда имеет реальные рычаги влияния.

Именно поэтому мы рассматриваем СУПД / КСУП не отдельно от проектной культуры, а вместе с ней.

Почему СУПД не работает сама по себе

Формальная система управления проектной деятельностью описывает, как должно быть устроено проектное управление. Но реальная управленческая практика показывает, как оно фактически работает. Между этими двумя уровнями часто возникают разрывы:

  • в документах ответственность распределена, а в реальности ключевые решения никто не принимает;
  • в регламенте риски нужно выявлять заранее, а в реальности о проблемах говорят только тогда, когда они уже стали критическими;
  • проектный комитет существует формально, но не помогает снимать ограничения;
  • руководитель проекта назначен, но не имеет достаточного влияния на ресурсы;
  • шаблоны и отчёты есть, но воспринимаются как бюрократическая нагрузка;
  • проектный офис должен поддерживать проекты, но воспринимается как контролирующий орган;
  • подразделения участвуют в одном проекте, но действуют по разным внутренним правилам.

Такие разрывы нельзя устранить только новым регламентом. Они связаны с устойчивыми способами поведения организации – с её проектной культурой.

СУПД как формальная архитектура

СУПД / КСУП обычно включает:

  • модель проектных ролей;
  • порядок инициации проектов;
  • правила планирования и контроля;
  • проектные комитеты и органы принятия решений;
  • шаблоны проектных документов;
  • отчётность;
  • подходы к управлению сроками, содержанием, ресурсами, стоимостью, рисками и изменениями;
  • работу проектного офиса;
  • информационные системы управления проектами;
  • методические материалы и обучение участников проектной деятельности.

Всё это необходимо. Без формальной архитектуры проектное управление часто становится хаотичным и зависит только от личных качеств отдельных руководителей проектов. Но формальная архитектура – это ещё не вся система. Чтобы СУПД начала работать, она должна быть принята и встроена в реальные управленческие практики организации.

Проектная культура как условие работоспособности СУПД

Проектная культура показывает, как люди реально ведут себя внутри формальной системы. Она проявляется в том:

  • считают ли руководители проекты общей управленческой задачей или перекладывают всё на руководителя проекта;
  • готовы ли участники заранее говорить о рисках и проблемах;
  • принимаются ли решения вовремя;
  • выполняются ли договорённости;
  • работает ли эскалация;
  • поддерживает ли руководство проектные команды;
  • помогают ли подразделения друг другу в достижении общего результата;
  • извлекаются ли уроки из завершённых проектов;
  • воспринимается ли проектный офис как партнёр, а не только как контролёр.

Если эти элементы не сформированы, СУПД может остаться набором документов и процедур. Если они развиваются, формальная система начинает оживать и превращается в реальный механизм управления проектной деятельностью.

Как мы подходим к развитию СУПД / КСУП

Мы не рассматриваем внедрение СУПД как простое копирование методики или набора шаблонов. Для нас важно понять:

  • какие проекты реально есть в организации;
  • как они сейчас управляются;
  • какие элементы системы уже работают;
  • где возникают разрывы между регламентами и практикой;
  • какие культурные привычки помогают проектам;
  • какие устойчивые паттерны мешают;
  • какие роли, процессы и инструменты действительно нужны организации;
  • что будет избыточным и создаст только дополнительную бюрократию.

Система управления проектной деятельностью должна быть не абстрактно правильной, а жизнеспособной именно для данной организации.

Возможные направления работы

В рамках работы с СУПД / КСУП мы можем помогать организациям в следующих задачах:

  • анализ текущей системы управления проектной деятельностью;
  • выявление разрывов между формальной системой и реальной практикой;
  • разработка или актуализация регламентов проектного управления;
  • описание проектных ролей и зон ответственности;
  • настройка проектных комитетов и механизмов принятия решений;
  • развитие проектного офиса;
  • подготовка шаблонов и методических материалов;
  • адаптация системы под реальные условия организации;
  • обучение руководителей проектов и участников проектной деятельности;
  • проведение управленческих сессий по развитию проектной управляемости;
  • сопровождение изменений при внедрении или развитии СУПД.

Когда это особенно актуально

Работа с СУПД / КСУП и проектной культурой особенно полезна, если:

  • в организации много проектов, но они управляются по-разному;
  • уже есть проектный офис, но его роль требует уточнения;
  • регламенты есть, но сотрудники ими не пользуются;
  • проекты зависят от героизма отдельных руководителей проектов;
  • проектные комитеты не помогают решать реальные ограничения;
  • функциональные подразделения конфликтуют с проектными приоритетами;
  • внедрение информационной системы не дало ожидаемого эффекта;
  • руководство хочет повысить управляемость проектной деятельности;
  • организация готовится к развитию или пересборке своей системы управления проектами.

Наш главный принцип

СУПД / КСУП должна не усложнять жизнь организации, а помогать ей управлять проектами.

Хорошая система управления проектной деятельностью не сводится к регламентам и шаблонам. Она должна быть понятной, принятой, полезной и встроенной в реальные решения, коммуникации и ответственность.

Поэтому мы работаем не только с документами, но и с проектной культурой организации.

Наша задача – помочь создать такую систему управления проектной деятельностью, которая не останется на бумаге, а станет частью живой управленческой практики.